E-Mail-Agent
Ein Assistent, der Ihr Sammelpostfach vorsortiert: räumt weg, was niemand lesen muss, legt Tickets an, wo etwas zu tun ist, und meldet, was wirklich wichtig ist.
Läuft alle 15 Minuten · Regeln bleiben in Ihrer Hand · Tägliche Zusammenfassung
Ein Sammelpostfach wie office@ oder support@ bekommt am Tag 60 bis 200 Nachrichten. Der größte Teil davon sind Systemmeldungen, Newsletter und Absagen – und jemand im Team sieht sie trotzdem alle an. Der E-Mail-Agent übernimmt genau diesen Durchgang.
Aufräumen
Was niemand lesen muss, landet gar nicht erst im Posteingang
Monitoring-Meldungen, Statistik-Mails, Formular-Spam und Massenbewerbungen wandern in den Papierkorb. Provider-Benachrichtigungen, ICANN-Erinnerungen und Quota-Meldungen ins Archiv. Was Ihr Team am Morgen sieht, ist der Rest.
Jede Regel ist benannt und nachvollziehbar. Sie sehen in der Tagesübersicht, was einsortiert wurde und warum.
Weiterleiten
Aus einer Mail wird eine Aufgabe
Erkennt der Agent eine Kundenanfrage, legt er ein Ticket in 1Tool an – mit der richtigen zuständigen Person und dem Zusammenhang aus der Nachricht. Adressänderungen gehen in die Stammdatenpflege, Wartungsmeldungen zur Technik.
Der Agent antwortet nie selbst. Er bereitet vor, entschieden wird im Haus.
Melden
Was wichtig ist, kommt sofort
Eine neue Kundenanfrage wird eskaliert, statt in der Liste zu verschwinden: Ticket für den Vertrieb und parallel eine Mail an die Geschäftsführung. Alles andere wartet auf die Tagesübersicht um 8 Uhr.
Die Zusammenfassung zeigt, was in den letzten 24 Stunden passiert ist – aussortiert, archiviert, weitergeleitet, eskaliert.
Was mit Ihren E-Mails passiert
Ein Assistent, der im Postfach mitliest, muss offenlegen, was er tut. Deshalb steht es hier und nicht erst im Kleingedruckten.
- Wo Ihr Postfach liegt
- Unverändert auf unserem Mailserver in Österreich. Der Agent greift per IMAP darauf zu, es wird nichts kopiert oder anderswo gespeichert.
- Was das Sprachmodell sieht
- Absender, Betreff und Textinhalt der Nachricht, die gerade eingestuft wird – und nur dann, wenn die festen Regeln nicht schon ausgereicht haben. Anhänge werden nicht übergeben.
- Wer der Subunternehmer ist
- Die Einstufung läuft über einen Anbieter von Sprachmodellen, ausschließlich in dessen EU-Region. Er ist im Auftragsverarbeitungsvertrag namentlich genannt. Ohne unterschriebenen AVV nehmen wir den Agenten nicht in Betrieb.
- Was nicht passiert
- Keine Nutzung Ihrer Inhalte zum Training von Modellen. Keine automatischen Antworten an Ihre Kunden. Keine dauerhafte Speicherung der Inhalte beim Anbieter über die Verarbeitung hinaus.
- Was Sie nachvollziehen können
- Die Tagesübersicht listet jede Entscheidung mit Regel und Grund. Was der Agent aussortiert hat, liegt im Papierkorb und im Archiv – nichts wird endgültig gelöscht.
- Wenn Sie aufhören wollen
- Zugang entziehen genügt. Es bleiben keine Daten beim Agenten zurück, weil er keine eigene Ablage hat.
Ehrlich gesagt: Wir werben damit, dass unsere Server in Österreich stehen. Beim E-Mail-Agenten verlässt der eingestufte Text den eigenen Server und wird beim Modellanbieter verarbeitet – in dessen EU-Region, aber eben nicht mehr bei uns im Haus. Das gehört vor der Entscheidung auf den Tisch, und für Postfächer mit besonders sensiblen Inhalten raten wir davon ab.
Ihre Vorteile
- Weniger Zeit im Sammelpostfach, mehr Zeit für Anfragen, die zählen
- Keine Kundenanfrage bleibt zwischen 200 Systemmeldungen liegen
- Regeln sind sichtbar und jederzeit änderbar – keine Blackbox
- Der Agent antwortet nicht selbst, er bereitet vor
- Läuft auf IMAP, unabhängig vom Mailprogramm
- Tägliche Übersicht per Mail, damit Sie prüfen können, was er getan hat
Passt gut dazu
Module lassen sich frei kombinieren – die Benutzeranzahl kann je Modul unterschiedlich sein.
Einen Monat mit einem Postfach testen
Wir richten den Agenten auf einem Ihrer Sammelpostfächer ein und zeigen nach vier Wochen, was er aussortiert und was er weitergeleitet hat. Passt es nicht, schalten wir ihn ab.
+43 (0) 3452 214214 · support@1tool.com